Aspectos jurídicos y de gestión

Atienda a los funcionarios en la Recepción lo antes posible
Sea cordial
Lleve al menos a dos personas con usted para que le ayuden a gestionar las cuestiones que necesitará coordinar
Si no es usted miembro del Departamento Jurídico, pida a los funcionarios que esperen a que llegue el Departamento Jurídico o el abogado externo
Dígales cuánto tiempo espera que tarden en llegar
Por lo general, esperarán un tiempo razonable (normalmente entre 30 y 60 minutos)
Si se trata de una investigación criminal es poco probable que esperen
Si aún no ha recibido los detalles del número de teléfono móvil del funcionario responsable, obténgalo ahora

Póngase en contacto con los abogados externos y pídales que acudan (es posible que la recepción ya lo haya hecho); hágales saber cuántos funcionarios hay
Compruebe que los abogados externos tienen una copia de la documentación de los funcionarios
Contacte con el equipo informático y asegure su disponibilidad
Póngase en contacto con los altos directivos e infórmeles de lo que está ocurriendo
Dígales que traten este asunto de forma confidencial y que no se pongan en contacto con nadie más

Compruebe qué autoridad está llevando a cabo la investigación
Compruebe que el nombre, la dirección de la empresa investigada y la fecha de la inspección son correctos
Compruebe que el lugar de la inspección está contemplado en los documentos de autorización
Compruebe que la fecha de la inspección está dentro de los plazos especificados en los documentos de autorización
Compruebe que todos los funcionarios están nombrados en los documentos de autorización y que cada uno tiene un documento de identidad válido y actual
Compruebe qué tipo de documentos de autorización tienen los funcionarios: sus facultades de registro variarán en función de la forma de los documentos de autorización
Compruebe si se trata de una investigación penal o civil. Si tiene dudas, pregunte a los funcionarios
Firme el acta de notificación. Esto demuestra que los documentos han sido entregados a la empresa y que no se trata de una admisión de responsabilidad
Si parece haber algún error en la documentación de autorización, hable con un abogado externo antes de firmar

Compruebe que la recepción ha reservado tres salas de reuniones para el resto del día
Acompañe a los funcionarios a una sala de reuniones (su sala asignada)
Necesitarán al menos otra sala en la que puedan instalar su equipo informático para llevar a cabo búsquedas informáticas y/o realizar búsquedas de archivos en papel
Los observadores deben acompañar a los funcionarios a esta sala

Los funcionarios suelen solicitar una reunión con el Departamento jurídico y un alto directivo corporativo antes de iniciar la inspección
Asegure a los funcionarios que la empresa tiene la intención de cooperar plenamente con la investigación
Los funcionarios pueden solicitar un mapa del sitio y diagramas de la estructura del personal: proporciónelos
Los funcionarios pueden imponer condiciones, por ejemplo, precintar las oficinas de ciertas personas o bloquear ciertas cuentas de correo electrónico. Acceda a las peticiones razonables e involucre al equipo informático cuando sea necesario
Los funcionarios pueden querer situarse alrededor del edificio; permítalo siempre que estén acompañados

Reúna e informe a un equipo de observadores sobre el alcance de la investigación, su carácter confidencial, la necesidad de cooperar y su rol
Proporcione a cada observador una copia de los documentos de autorización
Cada observador debe seguir a su funcionario asignado y no debe permitir que se aleje solo
Esto incluye vigilar cuidadosamente la revisión de cualquier dato electrónico, incluyendo lo que se haga en el propio equipo informático de los funcionarios

Los observadores deben asegurarse de que nadie obstruya la investigación y de que los funcionarios solo consulten los documentos (impresos y electrónicos) dentro del “objeto” de la investigación
Deben tomar nota detallada de los lugares a los que van los funcionarios y de lo que revisan, y hacer una lista de todas las palabras y nombres clave utilizados

Identifique a los empleados clave que puedan estar implicados y averigüe su paradero

Si los funcionarios quieren hacer preguntas, pida amablemente que el Departamento Jurídico o los abogados externos estén presentes
Tome nota de las preguntas y respuestas

Envíe un correo electrónico a todo el personal que se encuentre en las instalaciones para informarles de que la empresa ha recibido funcionarios de la Autoridad de Competencia (CNMC o Comisión Europea), que podrían querer entrar a inspeccionar sus oficinas
Informe a todo el personal de que la investigación es altamente confidencial y que no deben discutirlo con nadie externo a la empresa

Cumpla con las peticiones de los funcionarios para colocar los precintos
Los precintos deberán estar protegidos de forma segura y, si procede, vigilados durante la noche
Coméntelo siempre con el Departamento Jurídico

Averigüe cuáles son los siguientes pasos en la investigación y si los funcionarios tienen intención de volver
Acuerde con ellos un plazo para proporcionar cualquier información pendiente
Solicite una copia de la lista de documentos que los funcionarios han revisado y copiado (saque dos copias: una para fines internos y otra para el abogado externo)
Coja dos copias del diagrama de la oficina y del formulario de registro de documentos que los funcionarios han realizado; preste especial atención a los números de los precintos utilizados por la autoridad para cerrar las bolsas
Solicite un recibo y una copia de los documentos que han cogido
Pida que se lean las anotaciones de los funcionarios para comprobar su exactitud; pida una copia de las mismas (aunque pueden negarse a proporcionarla)
Indique cualquier diferencia de opinión o disputa sobre los documentos; reserve el derecho de defensa de la empresa para una posterior impugnación
Reúna a todas las personas que hayan participado en la inspección para elaborar un informe, de modo que se pueda recopilar toda la información sobre la misma
Comuníquese con cualquier otro sitio que haya sido objeto de una inspección
Prepárese para los siguientes pasos

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