Geschäftsleitung und Rechtsabteilung
- Begeben Sie sich so schnell wie möglich zu den Beamten am Empfang
- Seien Sie höflich
- Nehmen Sie mindestens zwei Personen mit, die Ihnen bei der notwendigen Koordination behilflich sein können
- Wenn Sie kein Mitglied der Rechtsabteilung sind, bitten Sie die Beamten, das Eintreffen der Rechtsabteilung bzw. der externen Rechtsberatenden abzuwarten
- Teilen Sie den Beamten die voraussichtliche Wartezeit mit
- Im Allgemeinen sind die Beamten bereit, eine angemessene Zeit zu warten (normalerweise 30-60 Minuten)
- Handelt es sich um eine strafrechtliche Untersuchung, werden die Beamten wahrscheinlich nicht warten
- Wenn Sie die Mobiltelefonnummer des/der leitenden Beamten/in noch nicht erhalten haben, fragen Sie jetzt danach
- Kontaktieren Sie die externen Rechtsberatenden und bitten Sie um Teilnahme an der Untersuchung (möglicherweise wurde dies schon vom Empfang erledigt) – teilen Sie mit, wie viele Beamte vor Ort sind
- Stellen Sie sicher, dass die externen Rechtsberatenden eine Kopie der Dokumente der Beamten erhalten
- Kontaktieren Sie das IT-Team und stellen Sie dessen Verfügbarkeit sicher
- Kontaktieren Sie die Führungskräfte im Unternehmen und informieren Sie sie über das aktuelle Geschehen
- Weisen Sie die Führungskräfte an, die Informationen vertraulich zu behandeln und keine weiteren Personen zu kontaktieren
- Stellen Sie fest, welche Behörde die Untersuchung durchführt
- Prüfen Sie, ob der Name und die Adresse des untersuchten Unternehmens sowie das Datum der Untersuchung auf den Berechtigungsdokumenten korrekt angegeben sind
- Prüfen Sie, ob der genaue Ort der Untersuchung von den Berechtigungsdokumenten umfasst ist
- Prüfen Sie, ob das Datum der Untersuchung innerhalb eines in den Berechtigungsdokumenten gegebenenfalls spezifizierten Zeitraums liegt
- Prüfen Sie, ob sämtliche Beamte in den Berechtigungsdokumenten aufgeführt sind und ob alle Beamten über einen gültigen und aktuellen Ausweis verfügen
- Prüfen Sie, welche Art von Berechtigungsdokumenten die Beamten vorlegen – die Durchsuchungsbefugnisse der Beamten hängen jeweils von der Form der Berechtigungsdokumente ab
- Prüfen Sie, ob es sich um eine strafrechtliche oder um eine zivilrechtliche Untersuchung handelt. Fragen Sie im Zweifel bei den Beamten nach
- Unterzeichnen Sie das Mitteilungsprotokoll. Damit wird lediglich nachgewiesen, dass dem Unternehmen die Dokumente übergeben wurden, es handelt sich jedoch nicht um ein Haftungsanerkenntnis
- Haben Sie den Eindruck, dass die Berechtigungsdokumente Fehler enthalten, so sprechen Sie bitte vor der Unterzeichnung mit den externen Rechtsberatenden
- Stellen Sie sicher, dass der Empfang drei Besprechungsräume für den restlichen Tag reserviert hat
- Begleiten Sie die Beamten zu einem Besprechungsraum (d.h. dem ihnen zugewiesenen Raum)
- Die Beamten benötigen mindestens einen weiteren Raum, in dem sie ihr IT-Equipment für IT-Durchsuchungen einrichten und/oder Akten in Papierform durchsuchen können
- Diesen Raum dürfen die Beamten nur mit Begleitpersonen betreten
- Die Beamten bitten normalerweise um eine Besprechung mit der Rechtsabteilung und einer Führungskraft des Unternehmens, bevor sie mit der Untersuchung beginnen
- Versichern Sie den Beamten, dass das Unternehmen im Rahmen der Untersuchung umfassend kooperieren wird
- Gegebenenfalls bitten die Beamten um einen Lageplan und Diagramme zur Personalstruktur – stellen Sie diese zur Verfügung
- Die Beamten können Bedingungen vorschreiben, z.B. die Versiegelung von Büros bestimmter Personen oder die Sperrung bestimmter E-Mail-Konten. Stimmen Sie angemessenen Forderungen zu und beziehen Sie gegebenenfalls die IT-Abteilung mit ein
- Eventuell möchten sich die Beamten um das Gebäude herum positionieren – lassen Sie dies zu, soweit die Beamten begleitet werden
- Stellen Sie Sie ein Team von Begleitpersonen zusammen und erläutern Sie den Umfang und die Vertraulichkeit der Untersuchung, die Kooperationspflicht und die Aufgabe der Begleitpersonen
- Händigen Sie jeder Begleitperson eine Kopie der Berechtigungsdokumente aus
- Alle Begleitpersonen sollten ihren zugewiesenen Beamten folgen und diese nicht alleine umherlaufen lassen
- Insbesondere sollten die Begleitpersonen die Beamten bei der Durchsicht elektronischer Daten beobachten, selbst wenn diese auf der eigenen IT-Ausstattung der Beamten durchgeführt wird
- Die Begleitpersonen sollten sicherstellen, dass niemand die Untersuchung behindert und dass die Beamten nur Einsicht in solche Dokumente (in Papierform und elektronisch) nehmen, die vom „Umfang“ der Untersuchung abgedeckt sind
- Sie sollten detailliert dokumentieren, wohin die Beamten gehen und was sie sich anschauen sowie eine Liste sämtlicher verwendeter Schlagwörter und Namen erstellen
- Überlegen Sie, welche Schlüsselmitarbeitenden wahrscheinlich in die Untersuchung einbezogen werden müssen, und stellen Sie deren Aufenthaltsort fest
- Bitten Sie höflich darum, dass die Rechtsabteilung oder externe Anwälte/Anwältinnen hinzugezogen werden, wenn die Beamten Fragen stellen möchten
- Dokumentieren Sie die Fragen und Antworten
- Informieren Sie alle Mitarbeitenden auf dem Gelände darüber, dass sich Beamte im Gebäude befinden, die gegebenenfalls die einzelnen Büros betreten und untersuchen könnten
- [Weisen Sie alle Mitarbeitenden darauf hin, dass sie nach Aufforderung durch die Beamten eine Mitwirkungspflicht hinsichtlich des Zweckes der Untersuchung trifft und ein Verstoß dagegen ggf. ein Bußgeld nach sich ziehen kann]
- Weisen Sie alle Mitarbeitenden darauf hin, dass die Untersuchung streng vertraulich zu behandeln ist und darüber nicht unternehmensfremden Dritten gesprochen werden darf
- Befolgen Sie die Anweisungen der Beamten im Hinblick auf die Versiegelung von Gegenständen und Räumen
- Versiegelte Gegenstände und Räume müssen über Nacht geschützt und gegebenenfalls bewacht werden
- Besprechen Sie dies stets mit der Rechtsabteilung
- Finden Sie heraus, welche Schritte in der Untersuchung als nächstes ergriffen werden sollen und ob ein/e erneute/r Durchsuchung/Besuch geplant ist
- Vereinbaren Sie mit den Beamten einen Zeitplan für die Übermittlung aller noch ausstehender Informationen
- Bitten Sie um eine Kopie der Liste der Dokumente, die von den Beamten geprüft und kopiert wurden (erstellen Sie zwei Kopien: eine für interne Zwecke und eine für die externen Rechtsberatenden)
- Erstellen Sie zwei Kopien der Büroskizze und der Belegprotokolle der Beamten; achten Sie besonders auf die Nummern, die den jeweils versiegelten Gegenständen und Räumen zugewiesen wurden
- Bitten Sie um einen Beleg und eine Kopie der mitgenommenen Dokumente
- Bitten Sie um eine Kopie der Niederschrift über die Durchsuchung
- Bitten Sie darum, die Notizen der Beamten auf Richtigkeit prüfen zu dürfen; bitten Sie um eine Kopie der Notizen (dies können die Beamten allerdings verweigern)
- Dokumentieren Sie etwaige Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten in Bezug auf Dokumente; behalten Sie dem Unternehmen das Recht vor, zu einem späteren Zeitpunkt Widerspruch einzulegen
- Rufen Sie alle Personen, die in die Durchsuchung involviert waren, zu einer Nachbesprechung zusammen, damit sämtliche Informationen über die Durchsuchung zentral zusammengefasst werden können
- Stimmen Sie sich gegebenenfalls mit anderen Standorten ab, die ebenfalls durchsucht wurden
- Bereiten Sie sich auf die nächsten Schritte vor
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