Réception / Sécurité

Contactez le département juridique ou un dirigeant de l’entreprise présent dans les locaux et demandez-leur/lui de venir à la réception
Contactez le conseil externe selon les instructions
Demandez aux Agents d’attendre l’arrivée de l’équipe juridique ou du dirigeant

Faites une copie des documents des Agents et envoyez-les par e-mail à l’équipe juridique et au conseil externe
Demandez à l’Agent Responsable son numéro de téléphone portable et communiquez ce numéro à l’équipe juridique et au conseil externe
Suivez toutes les instructions qui pourront vous être données par l’équipe juridique ou par le conseil externe

Faites émarger les Agents comme vous feriez émarger tout autre visiteur, mais ne notez pas l’objet de la visite
Invitez les Agents à se rendre dans une salle vide, où ils attendront l’arrivée d’un membre de l’équipe juridique ou d’un dirigeant

Faites une liste de tous les Agents et indiquez l’autorité à laquelle ils appartiennent
Transmettez ces informations à l’équipe juridique

Réservez trois salles de réunion pour la journée entière (ces salles ne doivent pas contenir de documents, ni permettre d’accéder au système informatique de l’entreprise)
Deux salles seront pour les Agents, la troisième sera pour l’entreprise
Vous avez le pouvoir d’annuler toute autre réunion, pour libérer une ou des salles

Traitez l’arrivée des Agents comme une information confidentielle
Ne faites pas obstruction aux Agents, de quelque manière que ce soit – si les Agents refusent d’attendre, contactez immédiatement un membre de l’équipe juridique

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