Direction et Juridique

Allez rencontrer les Agents à la réception le plus vite possible
Soyez poli(e)
Prenez au moins deux personnes avec vous. Elles vous aideront à traiter les points que vous devrez organiser
Si vous n’êtes pas membre de l’équipe juridique, demandez aux Agents d’attendre l’arrivée de l’équipe juridique / du conseil externe
Dites-leur au bout de combien de temps vous pensez que ces personnes arriveront
Les Agents acceptent généralement d’attendre un temps raisonnable (habituellement 30-60 minutes)
S’il s’agit d’une enquête pénale, il est peu probable qu’ils attendent
Si vous n’avez pas déjà obtenu le numéro de téléphone portable de l’Agent responsable, obtenez-le maintenant

Contactez le conseil externe et demandez-lui de venir (la Réception aura pu l’avoir déjà contacté) – dites au conseil externe combien d’Agents sont présents
Vérifiez que le conseil externe a une copie des documents des Agents
Contactez l’équipe informatique et assurez-vous de leur disponibilité
Contactez les dirigeants et informez-les de ce qui se passe
Dites-leur de traiter cette situation en toute confidentialité et de ne contacter personne d’autre

Vérifiez quelle est l’autorité qui effectue l’enquête
Vérifiez que le nom et l’adresse de l’entreprise faisant l’objet de l’enquête, et la date de l’enquête, sont exacts
Vérifiez que le lieu inspecté est bien couvert par les documents d’autorisation
Vérifiez que la date de l’enquête est bien incluse dans la fourchette de temps éventuellement précisée dans les documents d’autorisation
Vérifiez que les noms de tous les Agents sont cités dans les documents d’autorisation et que chacun de ces Agents possède une carte professionnelle valable et en cours de validité
Vérifiez le type de documents d’autorisation qu’ont les Agents – leurs pouvoirs d’investigation varient en fonction du type de document d’autorisation
Vérifiez s’il s’agit d’une enquête pénale ou civile. En cas de doute, demandez aux Agents.
Signez le procès-verbal de notification. Cela permet juste de prouver que les documents ont bien été remis à l’entreprise. Ce n’est pas une reconnaissance de responsabilité.
S’il vous semble qu’il y a des erreurs dans les documents d’autorisation, parlez-en au conseil externe avant de signer

Vérifiez que la réception a réservé trois salles de réunion pour le reste de la journée
Accompagnez les Agents jusqu’à une salle de réunion (la salle qui leur est attribuée)
Les Agents auront besoin d’au moins une autre salle, dans laquelle ils pourront installer leur matériel informatique pour faire des recherches informatiques et/ou des recherches dans les dossiers papier
Des personnes chargées d’observer et suivre les Agents (ces personnes seront appelées « shadowers ») devront accompagner les Agents dans cette salle

Les Agents demanderont habituellement à rencontrer l’équipe juridique et un dirigeant de l’entreprise avant de commencer l’inspection
Assurez aux Agents que l’entreprise entend coopérer pleinement à l’enquête
Les Agents peuvent demander un plan du site et les organigrammes du personnel – si tel est le cas, remettez-leur les documents demandés
Les Agents peuvent imposer des conditions (par exemple : exiger que les bureaux de certaines personnes soient mis sous scellés, ou que certains comptes de messagerie électronique soient bloqués). Acceptez les demandes raisonnables et faites intervenir l’équipe informatique si nécessaire.
Les Agents pourront vouloir se poster autour de l’immeuble – autorisez-les à le faire, à condition qu’ils soient accompagnés

Rassemblez une équipe de shadowers et briefez-les sur le champ d’application de l’enquête, son caractère confidentiel, la nécessité de collaborer, et sur leur rôle
Donnez à chaque shadower une copie des documents d’autorisation
Chaque shadower devra suivre l’Agent qui lui a été attribué et veiller à ce que cet Agent ne déambule pas seul dans les locaux
Ce rôle inclut de regarder attentivement les données électroniques qui sont examinées, y compris lorsque cet examen est fait sur le propre matériel informatique des Agents

Les shadowers devront veiller à ce que personne n’entrave l’enquête, et à ce que les Agents ne consultent que les documents (en version papier et en version informatique) qui entrent dans le « champ » de leur enquête
Les shadowers devront noter en détail où les Agents se rendent et ce qu’ils regardent, et ils feront la liste de tous les mots-clés et noms utilisés

Identifiez les salariés clés susceptibles d’être impliqués et vérifiez où ces personnes se trouvent

Si les Agents souhaitent poser des questions, demandez poliment que l’équipe juridique ou un conseil juridique externe soit présent(e).
Notez les questions et les réponses

Envoyez un e-mail à tout le personnel présent dans les locaux, pour l’informer que l’entreprise accueille des Agents, et que ces Agents pourront vouloir entrer dans leurs bureaux pour les inspecter
Informez tout le personnel que l’enquête est extrêmement confidentielle et que le personnel ne doit en discuter avec aucune personne extérieure à l’entreprise

Respectez les demandes des Agents d’apposer des scellés
Les scellés doivent être conservés en sécurité pendant la nuit et, si nécessaire, gardés par un agent de sécurité pendant la nuit
Toujours consulter l’équipe juridique

Renseignez-vous pour savoir quelles seront les prochaines étapes de l’enquête et si les Agents ont l’intention de revenir
Convenez avec les Agents d’un calendrier pour la fourniture de toutes informations manquantes
Demandez une copie de la liste de documents que les Agents ont examinés et dont ils ont fait des copies (faites deux copies : une à usage interne et l’autre pour le conseil externe)
Faites deux copies du plan du bureau et de la liste de documents que les Agents ont établis ; prêtez une attention particulière aux numéros qui sont sur les scellés utilisés par l’autorité pour sceller les sacs
Demandez un reçu et une copie des documents pris
Demandez à lire les notes des Agents pour vérifier leur exactitude ; demandez une copie des notes (même si les Agents peuvent refuser de vous donner cette copie)
Gardez une trace de toutes divergences d’opinion ou de tous désaccords sur les documents ; réservez le droit de l’entreprise de se défendre, en réservant le droit de contester ultérieurement
Réunissez toutes les personnes qui sont intervenues pendant la visite des Agents pour un debriefing, pour que toutes les informations relatives à la visite puissent être rassemblées
Mettez-vous en relation avec tout autre site où une visite inopinée d’Agents de l’autorité a pu avoir lieu
Préparez-vous pour les prochaines étapes

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