Gestire un’ispezione domestica

Alcune Autorità garanti della concorrenza possono effettuare ispezioni anche presso i locali domestici, con ciò intendendosi gli spazi utilizzati come abitazione, inclusi eventuali ambienti adibiti anche ad attività lavorativa o nei quali siano conservati documenti (cartacei o digitali) relativi all’attività aziendale.

Un’ispezione di questo tipo è, per sua natura, improvvisa e molto invasiva. Noi di Eversheds Sutherland sappiamo quanto un’esperienza di questo tipo possa essere stressante. Pertanto, abbiamo messo a punto delle linee guida, fornendo istruzioni chiare e immediate per gestire correttamente l’ispezione e tutelare i diritti dei soggetti coinvolti.

All’arrivo dei funzionari, richiedere di esibire:
- i documenti di identità personali;
- il provvedimento che autorizza l’ispezione.
Se i funzionari non hanno una copia da fornirvi, fotocopiare o fotografare la documentazione in questione; annotare anche il nome ed il recapito telefonico del funzionario responsabile dell’ispezione.

Contattare immediatamente il team legale interno o la direzione dell’azienda, informandoli che la vostra abitazione è oggetto di un'ispezione. Inviare loro una copia/foto dei documenti esibiti dai funzionari, indicare loro i nominativi dei funzionari presenti, fornendo anche il numero telefonico del funzionario responsabile dell’ispezione nonché qualsiasi altra informazione rilevante.
Il team legale provvederà a mobilitare un team che interverrà il più rapidamente possibile e, in attesa del loro arrivo, fornirà istruzioni telefoniche immediate.
Seguire integralmente le indicazioni ricevute dal team legale o dal consulente esterno.
Se necessario, valutare la presenza di un legale esterno.

Chiedere cortesemente ai funzionari di attendere l'arrivo del team legale o del consulente esterno.
Comunicare quanto tempo si prevede che ci vorrà.
Di norma, viene essere concesso un breve tempo di attesa (30–60 minuti).
In caso di indagini penali, è probabile che non venga concesso di attendere.

Prendere nota dei luoghi visitati dai funzionari, di tutto il materiale esaminato e delle informazioni richieste, compreso un elenco di tutti i documenti cartacei o elettronici copiati, delle apparecchiature informatiche a cui hanno avuto accesso (dispositivi aziendali e personali), delle domande che hanno posto e di tutti gli aspetti di interesse su cui hanno richiamato la vostra attenzione.
Se vengono rivolte domande, chiedere di attendere l’arrivo del team legale.
Non lasciare i funzionari senza accompagnamento.
Ove possibile, le attività di ricerca e acquisizione di dati elettronici dovrebbero essere avviate solo dopo l’arrivo dei legali.
Rimanere in costante contatto con il team legale durante tutto lo svolgimento dell’ispezione.
In caso di dubbi su una richiesta dei funzionari, chiedere chiarimento ai legali prima di conformarsi.

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