Amministrazione e Ufficio Legale

Incontrate i funzionari alla reception quanto prima
Siate educati
Portate con voi almeno due persone per assistervi nelle operazioni di coordinamento
Se non siete membri del team legale, chiedete ai funzionari di attendere l’arrivo di un membro del team legale o dei consulenti legali esterni
Fate presente ai funzionari tra quanto tempo vi aspettate che arrivino in azienda
In generale, saranno disposti ad attendere un tempo ragionevole (tipicamente, 30-60 minuti)
In caso di indagini di natura penale, è difficile che siano disposti ad attendere
Se non avete ancora ottenuto il numero di telefono del funzionario responsabile dell’ispezione, chiedetelo adesso

Contattate i legali esterni e chiedete loro di raggiungervi (l’accoglienza potrebbe averlo già fatto) – comunicate loro quanti funzionari sono presenti
Assicuratevi che i legali esterni abbiano una copia dei documenti dei funzionari
Contattate il team IT e assicuratevi che siano disponibili
Contattate i dirigenti dell’azienda e informateli di quanto sta accadendo
Specificate di trattare tali informazioni come riservate e di non divulgarle a nessun altro

Verificate quale autorità sta conducendo l’ispezione
Verificate il nome, l’indirizzo della società investigata e se la data dell’ispezione è riportata correttamente
Verificate che il luogo dell’ispezione sia menzionato dai documenti che la autorizzano
Verificate che la data dell’ispezione sia specificata nei documenti che la autorizzano, anche con riferimento ad un determinato periodo di tempo
Verificate che sia riportato il nome dei funzionari nei documenti che autorizzano l’ispezione e che ciascuno di loro abbia un valido documento di riconoscimento
Verificate quali siano i documenti autorizzativi dei funzionari – il loro potere di ispezione potrebbe cambiare a seconda del tipo di autorizzazione
Verificate se si tratti di un’indagine penale o di altra natura. In caso di dubbio, chiedete ai funzionari
Firmate i verbali di notifica. Questo prova che i documenti sono stati consegnati alla società e non è un’ammissione di responsabilità
Se vi sono errori nella documentazione di autorizzazione, consultate un legale esterno prima di firmare

Verificate che l’accoglienza abbia prenotato tre sale riunioni per il resto della giornata
Accompagnate i funzionari alla sala riunioni che gli è stata assegnata
Avranno bisogno almeno di un’altra sala per la loro attrezzatura IT e per effettuare ricerche informatiche nonché per estrarre copia dei documenti
Degli accompagnatori devono sempre essere presenti con i funzionari dentro la sala

I funzionari chiederanno di riunirsi con il team legale e un rappresentante della dirigenza prima di iniziare l’ispezione
Rassicurate i funzionari sul fatto che la società intende collaborare pienamente durante l’indagine
I funzionari potrebbero richiedere una mappa dei locali e un organigramma - forniteli
I funzionari potrebbero imporre condizioni, per es. che siano sigillati gli uffici di determinate persone o il blocco di determinati account email. Accettate le richieste ragionevoli e contattate l’IT quando necessario
I funzionari potrebbero posizionarsi intorno all’edificio – consentitelo a condizione che siano accompagnati

Riunitevi e fornite istruzioni ad un team di accompagnatori in merito all’oggetto dell’indagine, la sua natura riservata, il dovere di cooperare e il loro ruolo
Fornite a ciascun accompagnatore una copia dei documenti che autorizzano l’ispezione
Ciascun accompagnatore deve seguire il funzionario che gli è stato assegnato e non deve mai lasciarlo da solo nei locali aziendali
Questi compiti includono la revisione accurata dei dati elettronici, anche sui dispositivi dei funzionari

Gli accompagnatori devono assicurarsi che nessuno si intrometta nell’indagine e che i funzionari prendano visione esclusivamente dei documenti (cartacei o elettronici) pertinenti all’oggetto dell’indagine
Devono prendere nota dettagliata di cosa i funzionari fanno e dell’oggetto delle loro verifiche e elencare tutti i nomi e le parole chiave utilizzate

Identificate alcuni dipendenti chiave che potrebbero essere coinvolti ed informatevi su dove si trovino

Se i funzionari chiedessero domande, chiedete educatamente di attendere che il team legale o i consulenti legali esterni siano presenti
Prendete nota di domande e risposte

Se i funzionari chiedessero domande, chiedete educatamente di attendere che il team legale o i consulenti legali esterni siano presenti
Prendete nota di domande e risposte

Se i funzionari chiedessero domande, chiedete educatamente di attendere che il team legale o i consulenti legali esterni siano presenti
Prendete nota di domande e risposte

Verificate quali siano i prossimi passaggi dell’indagine e se i funzionari intendano ritornare
Accordatevi su un calendario per fornire loro ogni informazione mancante
Richiedete copia della lista dei documenti che i funzionari hanno visualizzato e copiato (prendetene due copie: una a scopo interno e un’altra per i legali esterni)
Prendete due copie degli appunti dei funzionari e dei file di log dei documenti creati dai funzionari, prendete particolare nota dei numeri che i funzionari utilizzano per sigillare le buste
Chiedete una ricevuta e una copia dei documenti estratti
Chiedete di leggere le note prese dai funzionari per verificarne l’accuratezza e chiedete una copia di tali note (potrebbero rifiutare di fornirvela)
Registrate ogni divergenza di opinioni o dispute relative ai documenti, fate presente che l’azienda si riserva il diritto di difendersi e di contestare quanto accaduto in un momento successivo
Riunite tutti coloro che sono stati coinvolti nell’ispezione per una verifica così che tutte le informazioni sull’ispezione possano essere raccolte
Contattate ogni altro ufficio che sia stato oggetto di ispezioni
Preparatevi alle prossime fasi

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